Työryhmät ja tiimit kuoron toiminnan pyörittäjinä

Jotta - - yhtyeessä jatkuvasti säilyisi innostus, laulukuri ja esityskunto, on ehdottoman välttämätöntä, että kuoron johtaja vapautetaan kaikista hänelle toisarvoisista askareista, niin että hän voi täysin omistautua yhtyeen musikaaliseen johtamiseen, josta hänen myös on vastattava. Tämä edellyttää - - että jokainen kuoron jäsen, niin toimihenkilö kuin tavallinen rivilaulajakin, tietää mikä on kuoron toiminnan päämäärä ja mikä on juuri hänen osuutensa tuon päämäärän saavuttamisessa.

Väinö Lunnasvaara, Kirkko ja musiikki -lehti 10-11/1959

Näitä 63 vuotta vanhoja sanoja voi edelleen pitää ajankohtaisina. Kuoronjohtaja pystyy keskittymään kuoron taiteelliseen toimintaan silloin kun kuoro on hyvin organisoitunut. Usein vastuu järjestelyistä ja hoidettavista asioista jakautuu kuitenkin epätasaisesti hyvin pienelle porukalle. Tasavertaisempaa työnjakoa on lähdetty hakemaan työryhmä- ja tiimityöskentelystä helsinkiläisessä Lempikuorossa ja laulukollektiivi Sabrina ja Saarten tyttärissä. Lyhennetty versio tästä artikkelista on ilmestynyt Suomen Kuoronjohtajayhdistyksen Bulletin-lehdessä tammikuussa 2023.

Sitoudutaan yhteisiin tavoitteisiin

Lempikuorossa ja Sabrina ja Saarten tyttärissä hallituksen rinnalla toimii pienempiä ryhmiä, joilla on rajatumpi vastuualue. Tavoitteena on, että kun työt ja vastuut jaetaan tasaisemmin ei kukaan kuormitu liikaa. Lempikuorossa ajatellaan, että kaiken minkä voi ottaa pois hallitukselta, annetaan työryhmille. Työryhmien toiminnassa pyritään myös ottamaan huomioon ihmisten aiempi osaaminen ja motivaatio tehdä erilaisia asioita.

Lempikuoro. Kuva: Pyry Kantonen

”Työryhmään liittyminen on kevyempää kuin hallitukseen liittyminen: työryhmään voi mennä vähäksi aikaa ja siellä voi tehdä yhden asian hyvin ja sitten se on siinä.” kertoo Jouko Kelomäki Lempikuorosta.

Tavoitteena on, että kaikki laulajat ovat sitoutuneita yhteisiin tavoitteisiin. Sabrina ja Saarten tytärten taiteellinen johtaja Sabrina Ljungberg kokee, että tiimityöskentely on tärkeää tasavertaisuuden toteutumiseksi:

”Itse asiassa on hieman epäreilu ajatus, että hallitukseen kuulumattomat laulajat pääsisivät vain valmiiseen pöytään: kävisivät treeneissä laulamassa ja lähtisivät kotiin. Kun laulajat osallistuvat tiimitoimintaan, on heillä kokonaisvaltaisempi käsitys siitä mitä kuorotoiminta on ja mitä konserttien ja levytysten järjestäminen vaatii. Toisinaan pitää ottaa huomioon, että laulajien elämäntilanteet ja ambitiot ovat erilaiset, mutta tärkeää on, että tasapuolisuus toteutuisi.”

Ljungberg ajattelee, että harrastelijoilta voi ja pitää vaatia sitoutumista toimintaan, sillä koko asia perustuu kuorolaisen sisäiseen motivaatioon. Harrastuksesta saa irti sitä enemmän mitä enemmän sille antaa. Kuoronjohtajan näkökulmasta kuorolaiset sitoutuvat paitsi järjestelypuoleen, myös hyvien esitysten toteuttamiseen. Halu viimeistellä konserttiohjelmisto kuntoon, saada yleisöä paikalle ja kehittää kuoroa on kaikkien yhteinen asia, kun vastuut jakautuvat kaikille.

Ljungberg painottaa, että on tärkeää ottaa yhteinen osallistuminen jo strategiatyöskentelyssä keskusteluun: kun on selkeää, että lähtökohtaisesti kaikki laulajat osallistuvat, toiminnassa mukana olevat ovat sitoutuneet yhteiseen sopimukseen. Sabrina ja Saarten tyttärissä pidetäänkin kauden alussa suunnittelukokous, ja kaikki laulajat saavat nähtäväksi tiimien suunnitelmat. Suunnittelukokouksen lisäksi tiimit tapaavat kerran kuussa ja ilmoittavat kokouksen jälkeen mitä on puhuttu ja päätetty. Ljungberg toivoo, että tällaisesta avoimuudesta syntyy myös reiluuden ja oikeudenmukaisuuden kokemus laulajille: tehdään kaikkien työ näkyväksi muillekin.

Kuorolaisten taitojen hyödyntämistä

Lempikuoroa perustettaessa ei ensin tiedetty halutaanko perustaa hallitusta tai edes kuoroyhdistystä. Musiikkilautakunta tarvittiin ja kuoron visuaalisesta ilmeen suunnittelusta kiinnostuneita oli monia. Näiden työryhmien rinnalle syntyi muitakin tiimejä, kun ihmiset näkivät, että voisivat tuoda oman osaamisensa mukaan.

Sabrina ja Saarten tytärten toiminta lähti projektikuoroajatuksesta: treenataan vuosi ja pidetään pari konserttia. Tämän jälkeen yhdessä laulamista kuitenkin haluttiin jatkaa. Aluksi toiminta oli pitkälti kollektiivin perustaneen Ljungbergin varassa: ei ollut järjestäytyneitä tiimejä tai vastuujakoa. Muutaman vuoden sisällä oltiin kuitenkin jo siinä pisteessä, että pystyttiin tekemään vastuualuekartta, jossa määriteltiin ketkä kuuluvat mihinkin tiimiin ja mitä tiimeissä tehdään.

Sabrina ja Saarten tyttäret. Kuva: Jesse Pasanen

”Jokaisen tiimin puheenjohtaja on myös hallituksen jäsen. Näin taataan, että tieto kahden ryhmän välillä kulkee mahdollisimman sujuvasti. Vastuualueiden jakoa pyritään kehittämään jatkuvasti ja seurataan yhdessä, miten käytännön asiat pyörivät”, Ljungberg kertoo.

Lempikuorossakin jokaisen työryhmän jäsenenä oli aluksi yksi hallituslainen. Syksystä 2022 alkaen näin ei enää ole ollut, sillä työryhmiä on paljon ja ne toimivat hyvin itseohjautuvasti. Hallitus tiedustelee työryhmiltä asioiden etenemisestä erikseen. Jokaisessa hallituksen esityslistassa yhtenä kohtana on työryhmien kuulumisten läpikäyminen: mitä kukin hallituksen jäsen on kuullut edellisen kokouksen jälkeen työryhmiltä ja onko jotain mitä hallituksen pitäisi kommunikoida työryhmille.

Lempikuorossa ihmisiä kannustetaan ja kehotetaan osallistumaan työryhmiin vaalikokousten yhteydessä. Kauden alussa eri työryhmien toiminnasta kerrotaan uusille laulajille. Vastuualueiden kierrättämiseen kannustetaan, mutta sen toteutuminen on kuorolaisten omalla vastuulla. Toiveena on, että kaikki laulajat kuuluvat johonkin työryhmään, mutta käytännössä näin ei ole. Kuorossa halutaan antaa mahdollisuus rajata omia voimavaroja oman elämäntilanteen mukaan. Lähtökohtana on, että jokainen laulaja on jossain vaiheessa mukana työryhmätyöskentelyssä.

Sabrina ja Saarten tyttärissä jokainen laulaja on jossain tiimissä, jotkut useammassakin. Pestit kiertävät, mutteivat niin, että koko kokoonpano menisi kerralla täysin uusiksi. Vastuualueiden jaot tai tiimien koot saattavat muuttua hieman vuosittain. Lempikuorossa esimerkiksi konserttityöryhmän edellinen päätuottaja pitää huolen, että seuraavalle konsertille on päätuottaja olemassa ja perehdyttää hänet pestiin.

Tiimien kokoonpanot

Sabrina ja Saarten tyttärissä sekä Lempikuorossa kuoron hallituksella on edelleen vastuu kokonaiskuvasta, päätöksiä vaativista asioista ja asioiden edistymisen seuraamisesta. Hallituksen rinnalla toimii myös taiteellisesta puolesta vastuussa oleva ryhmä. Lempikuoron musiikkilautakuntaan kuuluvat kuoronjohtajan ja neljän viskaalin lisäksi kaikki halukkaat kuorolaiset. Tällä hetkellä lautakunnassa on seitsemän henkeä. Musiikkilautakunta päättää laulettavasta ohjelmistosta ja esittelee hallitukselle ja kuorolle ideoimansa musiikilliset projektit ja yhteistyöt.

Sabrina ja Saarten tytärten tiimit:

Tiedotus ja sometiimi

Perinteinen tiedottaminen, suuressa roolissa some. Erikseen on rajattu henkilö, joka hoitaa virallisen tiedottamisen ja nettisivut

Tuotantotiimi

Konserttijärjestelyihin ja konserttien toteuttamiseen liittyvät tuotannolliset asiat. Yhtenä jäsenenä hallituksen puheenjohtaja.

Apurahatiimi

Apurahojen hakeminen. Tiimin vetäjänä toimii Sabrina Ljungberg.

Varainhankintatiimi

Järjestää varainkeruukampanjoita, solmii yhteistyö- ja sponsorisopimuksia, hoitaa markkinointia. Taloudenhoitaja on jäsenenä tässä ryhmässä.

Sabrina ja Saarten tytärten taiteelliseen toimikuntaan kuuluu kuoronjohtajan lisäksi neljä musiikin ammattikoulutuksen saanutta viskaalia. Toimikunta on vastuussa muun muassa taiteellisesta suunnittelusta, pedagogisesta kehitystyöstä, keikkamyynnistä, karonkoista ja illanvietoista.

Lempikuorossa työryhmien määrä elää vuodesta toiseen, esimerkiksi tuleviin matkoihin tai levytyksiin kootaan työryhmät tarpeen mukaan erikseen. Mukana on useita pienempiä työryhmiä, kuten kuoroasutyöryhmä, joka miettii asujen visuaalisen linjan kuhunkin esiintymiseen some- ja visutyöryhmän luonnosten pohjalta.

Lempikuoron työryhmät:

Some- ja visutyöryhmä

Kuoron graafinen ilme ja visuaaliset materiaalit. Ensimmäisenä toiminta-vuonna luotiin nettisivut, graafinen ilme ja värikartat mm. pukeutumiseen, nämä käytössä edelleen. 

Konserttityöryhmä

Toiminta jakautuu isoihin linjoihin kuukausia ennen konserttia (mm. tila-varaukset) ja pienempiin hoidettaviin asioihin lähempänä konserttia (mm. käsiohjelmien painattaminen). Konsultoi some- ja visutyöryhmää esimerkiksi julisteissa ja käsiohjelmissa.

Apuraha-työryhmä

Apurahojen hakeminen.

Tilaustyöryhmä

Vastaanottaa keikkapyynnöt ja pyörittää kvartetti-toimintaa, myy keikkoja. Sopii keikoista, hinnoista ja kasaa porukan.

Tuvan lämpö

Organisoi kuoron sosiaaliset aktiviteetit ja karonkkojen tilavaraukset. Huolehtii, että uudet laulajat saadaan mm. tutustumisiltojen kautta mukaan porukkaan.

Kommunikaation tärkeys

Kommunikaatioon kannustava ja luottamukseen pohjaava toimintakulttuuri vaikuttaa olevan tärkeä osa tiimityöskentelymallin toimimista. Ihmisten on osattava sanallistaa omia toiveitaan ja ideoitaan, kyettävä rakentavaan palautteenantoon ja uskallettava kertoa myös, mikäli työ tuntuu liian kuormittavalta. Lempikuoron Leo Niemi pohtii:

”Parempi että näitä työryhmiä on kuin että niitä ei ole, mutta ei tämä mikään täydellinen järjestelmä ole. Työt jakautuvat epätasaisesti, kun toiminta pohjautuu vapaaehtoisuuteen.”

”Kun työryhmille antaa vapaat kädet, voi käydä niin että ihmiset innostuvat siitä mitä tekevät ja tekevät asiat mielettömän hyvin, jopa yli odotusten. On hienoa, kun ihmiset innostuvat, mutta pitää kiinnittää huomiota, jos yhdelle kertyy liikaa hommia tai jos tavoitteet uhkaavat karata liian korkealle. Silloin jaetaan työt useammalle tai sovitetaan tavoitteita saatavilla oleviin resursseihin”, kertoo kuoron puheenjohtaja Paavo Rinkkala.

Otto Veltheim jatkaa:

”On myös tärkeää kiittää ihmisiä tehdystä työstä.”

Lempikuoro. Kuva: Pyry Kantonen

Myös Sabrina Ljungberg puhuu työn jakautumisen tasapainottamisesta:

”Pari vuotta sitten Sabrina ja Saarten tyttärissä tehtiin kuorotyöaikakysely kartoittamaan sitä, paljonko aikaa kuorolaisilla menee muuhun kuin musiikillisiin asioihin. Yhteisen jaksamisen takaamiseksi määriteltiin, että kukin käyttäisi enimmillään noin 2 tuntia kuussa näihin kuoron muihin kuin musiikillisiin vastuuasioihin. Puoli tuntia viikossa on sekin jo sitoutumista vaativaa.”

Sujuva työnjako pitää huolen, ettei kukaan kuormitu liikaa. Tämä näkyy myös siinä, että hallituksenvaihdon yhteydessä uusia tekijöitä on helpompi värvätä. Väistyvän hallituksen jäsenillä on energiaa osallistua toimintaan jatkossakin, eikä kuulu kommentteja ”olin aiemmin hallituksessa, nyt on mun vuoro levätä”.

Hyvin järjestäytynyt kuoro antaa kuoronjohtajalle mahdollisuuden keskittyä taiteelliseen puoleen, kun tilavaraukset, hallinnolliset asiat, apurahojen hakeminen, tiedotus ja varainkeruu eivät kuulu kuoronjohtajan työtehtäviin. Ljungberg onkin pyrkinyt kannustamaan tiimejä oma-aloitteisuuteen. Hän toteaa, että tiimiläisten motivoiminen ja aktivoiminen on hankalaa varsinkin, jos jäsenillä ei ole vastaavasta aiempaa kokemusta. Erityisesti apurahatiimin työnkuva on Ljungbergin mielestä haastava, sillä vastuu on iso.

Ljungberg myös haluaisi, että kuoroissa ajateltaisiin enemmän start-up- tai yrityshenkisesti kuin että toiminnassa tukeuduttaisiin liiaksi avustusten varaan. Hän toivoo, että toiminnasta kehitettäisiin aktiivisesti kannattavaa ja rahaa hankittaisiin sellaisin tavoin, että ohjat olisivat enemmän omissa käsissä. Tätä toteuttamaan Sabrina ja Saarten tyttärissä on perustettu varainhankintatiimi. Kuoron visuaalinen ilme on myös tärkeä osa markkinointia: jos brändi ja konsepti ovat selkeitä, on mahdollisuus tavoittaa yleisöä tavanomaisen kuulijakunnan ulkopuolelta. Lempikuorollakin some- ja visutyöryhmässä näkemys on sama. Tärkeää on näyttää ulospäin aktiiviselta ja siksi on usein somekalenteri tätä varten.

”Aika, jolloin kuoron esiheiluri päävirkansa ohella yksin hoiteli muutkin kuorotoiminnan pasmat laulajien harjoituksiin haalimisesta aina esiintymiskorokkeiden asenteluun saakka, alkaa - - jo onneksi olla taakse jäänyttä elämää”, totesi Väinö Lunnasvaara vuonna 1959. Työryhmien ja tiimien työskentelyä seuratessa tämän väittämän voi hyvillä mielin allekirjoittaa.